W dziewięciu polskich miastach 8 września 2019 roku odbyła się kolejna edycja charytatywnego biegu sztafetowego Poland Business Run, w której udział wzięło prawie 30 tys. osób. Jak usprawnić proces komunikacji z uczestnikami tak dużego wydarzenia, odbywającego się w niezależnych od siebie lokalizacjach?
Wyzwanie
Co roku w organizowanym przez Poland Business Run biegu staje na starcie od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy zawodników. Tak wysoka frekwencja powoduje, że jest to ogromne przedsięwzięcie, które wymaga koordynacji działań wielu osób, w tym procesu informacji i komunikacji z zapisanymi biegaczami oraz z wszystkimi zainteresowanymi projektem.
Organizatorom zadawane są często pytania, również te najprostsze. Ich natężenie następuje kilka dni przed biegiem, więc dotychczas jedna osoba musiała poświęcić wiele godzin na udzielanie uczestnikom odpowiedzi na pytania, które pojawiały się m.in. na Facebooku.
Rozwiązanie?
Zautomatyzowanie procesu zdobywania odpowiedzi oraz zaoszczędzenie czasu pracownikom Fundacji Poland Business Run, organizującej event.
Z pomocą przyszedł zespół kreatywny agencji Abanana, opracowując wraz z fundacją listę najczęściej zadawanych pytań oraz poruszanych w rozmowach zagadnień, z uwzględnieniem wszystkich lokalizacji i wynikających z nich różnic. Dzięki temu powstał pierwszy w Polsce chatbot obsługujący wydarzenie na taką skalę – Chatbot Poland Business Run 2019.
Chatbot został udostępniony na Facebooku oraz w aplikacji Facebook Messenger. Dzięki niemu każdy użytkownik wchodzący na profil PBR mógł za pośrednictwem chatbota uzyskać szczegółowe informacje na temat biegu, co oczywiste przez całą dobę. Wystarczyło wybrać dowolne miasto, w którym odbywał się bieg, aby zapoznać się z obowiązującymi formalnościami, przebiegiem trasy i wydarzeniami towarzyszącymi imprezie.
Efekt
Chatbot Poland Business Run 2019 obsłużył 39 procent zapytań przez Facebooka, co pozwoliło na zaoszczędzenie przez zespół fundacji ponad 1400 minut, które do tej pory były poświęcone na to zadanie, a przez to na sprawniejszą realizację innych celów organizacyjnych przed biegiem. Co zyskał uczestnik? Całodobowy i szybki dostęp do informacji, co zawsze przekłada się na liczbę startujących.
Finał
Dziewięć polskich miast, 27 253 biegaczy, ponad 2,3 mln złotych i pomoc dla 85 osób z niepełnosprawnością ruchową. Już wiadomo, że beneficjenci projektu otrzymają dofinansowanie do co najmniej 49 rehabilitacji, 21 protez kończyn oraz sprzętu medycznego.
Gratulujemy i dziękujemy, że mogliśmy być częścią tegorocznego wydarzenia, biorąc również czynny udział w biegu.
Pamiętajcie: warto pomagać!
