Wielu moich znajomych odczuwa ogromny lęk przed wystąpieniami publicznymi. Uważają, że nie są w stanie powiedzieć czegokolwiek na scenie, ponieważ trema jest wręcz paraliżująca. Żyją w przekonaniu, że Bóg pozbawił ich pewnej iskry czy umiejętności, która jest niezbędna, aby podzielić się swoimi ideałami przed publicznością.
Będąc marketerem dobrze wiesz, że od czasu do czasu musisz wystąpić publicznie. Niezależnie od tego, czy prezentujesz się kadrze kierowniczej czy przedstawiasz projekt przed klientem, musisz zrobić dobre pierwsze wrażenie i wyróżnić się spośród dziesiątek innych mówców.
Dla niektórych osób zaprezentowanie się przed garstką słuchaczy może być koszmarem. A gdy jest to pokój pełen ważnych ludzi biznesu takich jak inwestorzy lub szef, sytuacja staje się jeszcze gorsza.
Jeśli w powyższym akapicie widzisz odbicie swojego problemu, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Wystarczy kilka prostych zasad, odpowiedni trening poparty praktyką, abyś w krótkim czasie mógł czarować swoich słuchaczy.
Jak z tym walczyć?
Najlepsi mówcy na świecie zawsze powtarzają, że ludzie, którzy pracują nad swoimi umiejętnościami (zamiast polegać na naturalnych talentach), są tymi, którzy wyróżniają się najbardziej. Ta myśl najlepiej pokazuje, że bycie dobrym mówcą nie oznacza, że taki się urodziłeś, tylko że ciężko na to zapracowałeś. Jeżeli potrzebujesz inspirującego porównania, to zapraszam do obejrzenia filmu „Jak zostać królem”. Po takim seansie zrozumiesz, że każdy może zostać mówcą.
Aby przygotować się do wystąpienia publicznego nie wystarczy pojawić się o czasie i przeczytać starannie przygotowane slajdy. Za dobrą prezentacją ukryte są dziesiątki godzin pracy, których nie widać na pierwszy rzut oka.
Przed spotkaniem
- Podstawą jest profesjonalizm
Przygotowując swoją prezentację musisz mieć pewność, że temat wystąpienia masz dobrze zbadany i znasz się na tym, co chcesz powiedzieć swoim słuchaczom. Podczas prezentacji przed publicznością prawdopodobnie będziesz używać pomocy wizualnych, notatek czy slajdów. Mimo że narzędzia te są pomocne, upewnij się, że nie są one sumą twojej wiedzy specjalistycznej. Nie polegaj na nich zbyt wiele, bo staniesz się przewidywalny i nudny. Jeśli przywołujesz punkt, który znajduje się na slajdzie, musisz być gotowy, aby powiedzieć o nim coś więcej niż tylko przytoczona regułka. Pamiętaj, że udział publiczności jest Twoim przywilejem. Zatem jeżeli już ktoś poświęca Ci swój czas, to wykorzystaj go w możliwie najlepszy sposób.
- Przygotuj prezentację
Zacznijmy od tego, że musisz wiedzieć ile masz czasu na prezentację. Jeżeli jest to spotkanie biznesowe masz zazwyczaj 30 – 60 minut. Jeżeli jedziesz na konferencję, to organizator przeznacza średnio 20 minut na konkretne przemówienia. Wiedząc ile masz czasu, możesz zmierzyć się ze swoją prezentacją.
W tym miejscu stajesz przed pierwszym dylematem. Jest bowiem wiele szkół, które mówią o tym jak przygotować swoje pomoce wizualne. Do niedawna królowało przekonanie, że złotą zasadą jest reguła 10–20–30 Guy’a Kawasakiego. W skrócie mówi ona, że jako prelegent powinieneś przygotować 10 slajdów na podsumowanie własnych argumentów. 20 minut to czas, jaki przeciętny człowiek może zwracać uwagę, nie tracąc przy tym uwagi. 30 to z kolei rozmiar czcionki. Wielkość ta jest gwarancją, że każdy będzie mógł odczytać prezentację, a prezentujący jest zmuszony umieścić minimalną ilość tekstu na slajdzie.
Obecnie odchodzi się od tego rozumowania. Jak mówi Kamil Kozieł – nie liczy się liczba slajdów, a ich merytoryka. Można opowiadać o 10 slajdach dwadzieścia minut, a równie dobrze można pokazać 20 slajdów w 30 sekund. Najlepszym tego przykładem jest Łukasz Chwiszczuk, który na konferencji „I <3 marketing” w 2018 roku omówił 142 slajdy w 18 minut.
Reasumując, nieważne ile masz slajdów, ważne abyś był w stanie o nich interesująco opowiedzieć w wyznaczonym czasie. A propos czasu…
- Punktualność = zawsze przed czasem
Jedną z rzeczy, które mogą zepsuć prezentację biznesową, jest nieznajomość miejsca, w którym będziesz mówić. Upewnij się, że dotrzesz na miejsce co najmniej kilka minut przed czasem (w przypadku konferencji minimum kwadrans). Skonfiguruj sprzęt, który pomoże Ci podczas prezentacji, m.in. projektor, laptop, pilot czy głośniki. Jeśli
w obiekcie jest już skonfigurowany cały sprzęt, upewnij się, że wszystko jest kompatybilne i działa dobrze. Jeżeli to możliwe sprawdź, czy są jakieś przeszkody w byciu „słyszanym czy widzianym”. Usiądź w różnych miejscach na widowni, aby upewnić się, że scena jest widoczna i będziesz słyszany nawet z tyłu. Pomoże ci to ocenić, jak głośno powinieneś mówić.
Kolejną dużą zaletą wcześniejszego przybycia jest to, że możesz spotkać się i przywitać część słuchaczy. Pozwoli Ci to nawiązać lepsze relacje i poczuć się pewniej przed wystąpieniem.
- Czuj się wygodnie
Jeżeli dobrze się przygotowałeś do swojego wystąpienia, to jesteś gotowy do kolejnego etapu: w co się ubrać na wystąpienie publiczne? Na temat ubioru w pracy przygotuję osobny artykuł, jest to bowiem temat do głębszej analizy.
Na ten moment wspomnę jednak, że Twój ubiór powinien być dostosowany do rozmówców. Wybierając się na międzynarodową konwencję medyczną musisz mieć w szafie przygotowany schludny garnitur. Ale reprezentując agencję kreatywną na spotkaniu z klientem cały garnitur może być odebrany jako nienaturalny. Zwykła marynarka wystarczy, a czasami nawet i ta będzie zbędna.
W tym momencie warto wspomnieć ciekawa anegdota, kiedy to kilka lat temu byłem na spotkaniu z dyrektorem bardzo dużej firmy produkcyjnej. Przyjechałem do biura klienta z delikatnym wyprzedzeniem, usiadłem w lobby i czekałem na mojego rozmówcę. Jakie było zdziwienie, kiedy do biurowca wszedł prezes w obcisłym kolarskim wdzianku i zaprosił mnie do sali konferencyjnej. Okazało się, że mieli firmowy challenge, aby 2 dni w tygodniu przyjeżdżać do pracy alternatywnym środkiem lokomocji. W ten sposób ja byłem w koszuli i marynarce, a prezes w obcisłym body. Z drugiej strony musimy sobie zdać sprawę, że takie „przywileje” ma wyłącznie prezes. Gdybym to ja przyjechał na nasze spotkanie rowerem i wparował w takim body do lobby, to już recepcjonistka wzięłaby mnie za wariata, a sam prezes pewnie musiałby pilnie zmienić swój terminarz.
Powyższy przykład pokazuje jednak, że wybierając się na spotkanie zawsze warto sprawdzić zwyczaje panujące wśród potencjalnych rozmówców / słuchaczy i dobrać strój tak, żeby każdy mógł się czuć swobodnie. Najlepszym podsumowaniem tego akapitu niech będzie wystąpienie Romana Łozińskiego na Mail My Day z 2015 roku.
W trakcie spotkania
- Zaraź ludzi swoją pasją
Jak mawiał jeden z moich ulubionych przełożonych: „nieważne czy jesteś w trakcie trzeciej, czy ósmej prezentacji danego dnia, czy jest 10:00, czy 17:00. Jeżeli masz spotkanie z klientem, musisz być tak samo świeży i entuzjastyczny jak podczas pierwszej prezentacji”.
Nikt nie chce oglądać gościa, który męczy się, opowiadając o swojej pracy. Jeśli jesteś zmęczony i znudzony własną prezentacją, to uwierz mi, że publiczność prawdopodobnie przeżywa katusze. Każdy, kto Cię słucha, powinien widzieć, jak bardzo pasjonujesz się tym, co robisz. Będzie to bardzo widoczne w mowie ciała, szczególnie w sposobie mówienia, nawiązywania kontaktu wzrokowego i poruszania się po scenie. Jeżeli nie wiesz jak pobudzić się przed prezentacją, to zapraszam do lektury Pani Profesor Amy Cuddy. W swoich badaniach porusza ona temat tego, w jaki sposób postawa ciała może pobudzać do działania.
- Mocne otwarcie
Żyjemy w świecie mediów społecznościowych, w których widzowie szczególnie upodobali sobie zjawiskową formę przekazywania informacji. Dlatego rozpocznij prezentację z hukiem, aby nadać ton pozostałej części. Możesz zacząć od statystyki, która zaszokuje publiczność, czy od kontrowersyjnej hipotezy, która wzbudzi zainteresowanie. Nie zapomnij jej uspokoić, używając takich fraz jak: „Wiem, że zastanawiasz się…” czy „…fakt ten może wydawać się szokujący, ale badania to potwierdzają, ponieważ…”. Możesz też zacząć od interesującego obrazu, przyciągającego uwagę filmu lub wzruszającej osobistej historii. Pamiętaj: pierwsze wrażenie jest bardzo ważne. Od pierwszych kilku minut zależy zapewne, czy Twoi słuchacze będą Cię słuchać, czy będą błądzić myślami gdzieś daleko za sceną, na której występujesz.
- Opowiedz historię
Najlepszą formą prezentacji jest storytelling, czyli umiejętność ubrania całej sprzedaży w piękne opowiadanie. Historie łączą się z ludźmi znacznie bardziej niż statystyki, wykresy czy nawet szokujące wyniki finansowe. Historia, którą opowiesz, może być osobista, może być związana z Twoją firmą, ale najlepiej jeżeli dotyczyłaby konsumentów, z którymi odbiorcy mogliby się utożsamiać. Idealny przykład stanowi tutaj Steve Jobs. Był on świetnym gawędziarzem korporacyjnym i święcił wielkie sukcesy podczas każdej prezentacji produktu Apple. Jobs w trakcie wystąpień nie sprzedawał urządzenia. On opowiadał o wizji swojego świata. Nigdy nie kładł nacisku na techniczne aspekty swoich urządzeń, a jedynie na to, jak pomogą Ci w codziennym życiu. Możesz pracować podobnie, podkreślając problemy i sposób, w jaki twój produkt je rozwiązuje. Opowiadanie historii może sprawić, że Twój biznes stanie się częścią wielkiej narracji, w której Twoi odbiorcy chcą uczestniczyć.
- Interakcja z odbiorcami
Prezentacja biznesowa może szybko się znudzić, jeśli rozmawiasz „do” publiczności zamiast z nią. Zmień zatem monolog w rozmowę, angażując odbiorców w dyskusję. Zadawaj im otwarte pytania, zbieraj opinie i łącz się z nimi za pomocą anegdot. Możesz też „zmusić ich”, by usiedli i pracowali z tobą. Na przykład możesz poprosić o podniesienie rąk lub nawet o propozycje odpowiedzi na podejmowany przez Ciebie temat. Podczas omawiania problemów czy rozwiązań patrz swoim słuchaczom w oczy, aby mieli poczucie, że zwracasz się bezpośrednio do nich. Kontakt wzrokowy może zapewnić Twoją publiczność, że cenisz jej czas i jesteś wdzięczny za jej obecność. Uśmiechaj się do widzów, kiedy spojrzysz im w oczy! Jeśli się denerwujesz, zlokalizuj w tłumie pięć lub sześć przyjaznych twarzy i wracaj do nich po wsparcie.
- A propos śmiechu
Zdarzyło Ci się kiedyś być na długiej prelekcji? Przedłużający się wykład czy szkolenie, które nie miało końca? Z pewnością każdy z nas miał kiedyś tę wątpliwą przyjemność uczestnictwa w takim wydarzeniu. Elementem wspólnym takich wystąpień jest monotonia prelegenta. Jest to przypadłość, na którą „chorują” zawodowi mówcy, którzy codziennie powtarzają ten sam materiał. Rutyna spowodowała, że nie zabiegają oni już o uwagę swoich słuchaczy.
Najlepszym sposobem na „pobudzenie” publiczności jest rozśmieszenie ich żartem sytuacyjnym bądź takim, który jest bezpośrednio powiązany z tematem Twojego wystąpienia. Może być to anegdota czy historia współpracy z wybranym klientem. Ważne jednak, aby żart wpisywał się w tematykę Twojej wypowiedzi. Pamiętaj wszakże, że jest to prezentacja biznesowa. Nie przesadzaj z komedią, bo publiczność nie potraktuje poważnie Ciebie ani Twojej prezentacji.
- Finalizacja i odpowiedzi
Na koniec wystąpienia zawsze zostaw sobie kilka minut na ewentualne pytania ze strony publiczności. Twoje odpowiedzi mogą sprawić, że już na tym etapie przekonasz do siebie nowych klientów. Jeśli zakończyłeś swoją prezentację w niezręcznej ciszy, zadaj sobie kilka pytań i użyj języka, dzięki któremu poznasz obawy swoich odbiorców. Zacznij od wyrażeń typu „Teraz możesz się zastanawiać, czy…”. Takie wyrażenie łagodnie zaprasza słuchaczy do rozmowy i daje miejsce na wyartykułowanie pytań. Sposób, w jaki zakończysz prezentację, powinien być mocny i musi zapewnić Cię, że publiczność Cię zapamięta.
Reasumując
Sekretem udanej prezentacji jest stworzenie unikatowej więzi z odbiorcami i pokazanie im wartości swoich pomysłów. Powyżej wypunktowałem te rzeczy, które moim zdaniem są kluczowe, aby odbiorca zapamiętał Cię jako profesjonalistę. Jeżeli dołożysz do tego ciężką pracę i kreatywne podejście do codziennych obowiązków, to z pewnością staniesz się wyróżniającą postacią nie tylko w swojej firmie, ale także w swojej branży.
Szymon Odolanowski
Head of Marketing Eura7
